Hoe stel je een verzuimprotocol op?

U bent een ondernemer met medewerkers in dienst. Uiteraard gaat u ervanuit dat uw medewerkers aanwezig zijn en hun arbeid verrichten. Toch kan het gebeuren dat personeel verzuimt. Bij kortdurend verzuim zijn de werkzaamheden goed op te vangen. In geval van langdurig verzuim is het soms nodig om werk te herverdelen of een tijdelijke kracht in te schakelen om uw continuïteit te waarborgen. Arbeidsverzuim kan voor uw organisatie een grote kostenpost zijn. Daarom is het van belang om bovenop verzuim te zitten. Daarbij kunt u niet volstaan met alleen maar het verzuimproces te begeleiden. U zult ook iets aan de oorzaken van arbeidsverzuim moeten doen. De wetgever eist van een organisatie dat de verantwoordelijke mensen op een goede en gestructureerde wijze met hun verzuim omspringen. Een goed verzuimprotocol is daarbij een eerste vereiste.

Wat staat er in een goed verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een afgeleide van uw totale verzuimbeleid. Hoe kijkt u tegen verzuim aan, welke oorzaken onderkent u en wat doet u aan preventie van dit verzuim? Is er eenmaal sprake van arbeidsverzuim, dan krijgt u te maken met een aantal stappen die wettelijk voorgeschreven zijn. Bij het nemen van deze stappen behoren uw HR-afdeling en de direct leidinggevenden van de verzuimende medewerkers hun specifieke rollen op zich te nemen. Ook de verzuimende medewerker heeft een belangrijke rol: alles doen om verder verzuim te voorkomen en herstel te bevorderen. Wat gebeurt er als de noodzakelijke stappen niet worden ondernomen? Dan is de kans groot dat het UWV of uw verzuimverzekeraar oordeelt dat u nalatig bent geweest. De hoge kosten kunnen dan voor uw rekening komen.

Hoe stel ik een goed verzuimprotocol op?

Hoe groter een organisatie en hoe complexer het verzuim, hoe meer aandacht en expertise er nodig is. Bij een relatief groot aantal verzuimende medewerkers bestaat het gevaar dat het totaalbeeld uit het zich raakt en dat noodzakelijke acties in het gedrang komen. Met een goed verzuimregistratiesysteem en bijbehorend verzuimprotocol, bijvoorbeeld van Visma Verzuim heeft u altijd zicht op de actuele verzuimsituatie in uw bedrijf. In een goed verzuimprotocol staan duidelijk de rollen, verplichtingen en rechten beschreven van iedereen die te maken heeft met verzuim. Door u strikt aan uw eigen verzuimprotocol te houden en in te grijpen waar nodig, verkleint u de kans dat u achteraf te maken krijgt met boetes en onnodig hoge kosten van arbeidsverzuim.

Handige tips om te gaan met arbeidsverzuim

Ziek is ziek, was een kreet die vroeger wel eens te horen was. Een zieke en verzuimende medewerker zit gewoon thuis en komt wel weer als hij hersteld is. Deze visie is al lange tijd verlaten en zeker tijdens de pandemie zijn er oplossingen gekomen. Iemand kan ziek thuis zitten, maar houdt dit in dat hij niets meer voor u kan betekenen? Ook al werkt een verzuimende medewerker maar voor 25%-40%, online vanuit huis, dan kan hij nog een belangrijke bijdrage leveren. Voor u betekent dit dat u minder snel hoeft te denken aan het inhuren van externe krachten. Voor de verzuimende medewerker betekent dit dat hij betrokken blijft bij het werk. De focus zou minder moeten liggen op wat een verzuimende medewerker niet meer kan, maar juist op wat nog wél mogelijk is.