Thuiswerken en bereikbaarheid: hoe gaat dit samen?

Nu thuiswerken meer en meer de norm in plaats van de uitzondering wordt, is bereikbaarheid voor veel bedrijven een belangrijk issue. Hoe blijft een bedrijf goed bereikbaar, met name telefonisch, als veel van de medewerkers niet of nauwelijks op kantoor aanwezig zijn?

Blijf met elkaar in contact

Als het gaat om contact leggen en behouden wanneer medewerkers niet op hun werkplek aanwezig zijn, dan zijn er twee situaties van belang. Hoe blijft een bedrijf bereikbaar voor externen, bijvoorbeeld klanten, maar ook hoe blijven medewerkers met elkaar in contact?

Dat laatste kan op verschillende manieren. Er kan simpelweg met elkaar worden gemaild of via een messengerdienst met elkaar worden gechat, bijvoorbeeld. Hierbij draait het uiteraard vooral om zakelijk contact, het overleg dat normaal gesproken op de werkplek plaats zou vinden. Ook het sociale aspect mag echter niet uit het oog worden verloren. Medewerkers zijn gewend veel contact met elkaar te hebben, en daarbij ook niet zelden over andere zaken dan alleen werk te praten. Het is goed om dit ook in een situatie waarin verschillende medewerkers thuis aan het werk zijn te faciliteren. Zo blijven medewerkers met elkaar verbonden en voelen zij zich meer een team dan wanneer iedereen thuis en zonder zo nu en dan eens bij te praten aan het werk is.

Vergaderingen via beeldbellen kunnen hierbij een grote rol spelen. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven die de werkdag beginnen met een deels formeel, deels informeer werkoverleg via een dergelijke dienst, waarbij iedereen die die dag aan het werk is deelneemt. Of diegene nu op kantoor aanwezig is of thuis aan het werk is, maakt in dat geval niet uit. Ook initiatieven als samen lunchen, al is het via een beeldverbinding, of gezamenlijk de dag afsluiten ontstaan steeds meer.

Altijd bereikbaar blijven voor klanten

Naast het onderlinge contact tussen medewerkers, is natuurlijk ook de bereikbaarheid voor klanten en andere externen van groot belang. Zij zouden eigenlijk niet eens moeten merken of een medewerker op de werkplek aanwezig is of niet. Dankzij VoIP telefonie gaat dit erg gemakkelijk. Medewerkers kunnen overal waar een internetlijn beschikbaar is maar ook via hun mobiele telefoon bereikbaar zijn voor het bedrijf. Een VoIP provider zorgt voor een digitale telefooncentrale, waarop alle binnenkomende gesprekken kunnen worden verdeeld over de medewerkers, waar deze zich ook bevinden. Zo kan iemand die thuis aan het werk is gerust de telefoon aannemen namens het bedrijf, en het gesprek zelfs doorschakelen naar iemand die zich op weer een andere locatie bevindt. Zo blijft een bedrijf altijd optimaal bereikbaar, waarbij de plek waarop een medewerker zich bevindt geen rol meer speelt.